Na pisanje ove priče potaknuo me trenutni mentorski angažman sa nekoliko mladih djevojaka, lavica na početku karijere. Vrijedne, predane poslu i uvijek u stisci s vremenom. Bolje rečeno, u stalnoj panici kako nemaju vremena i kako ne mogu nešto jer nemaju vremena.
Te njihove priče vraćaju me na početke moje karijere i ushićenost poslom, a posebno sastancima. Taj osjećaj važnosti što prisustvuješ nekom sastanku iako si tamo samo da vidiš kako to izgleda. Onda ti najčešće uvale da radiš bilješke sa sastanka, pa se još više ufuraš u važnost cijele priče.
S vremenom se polako hladiš od tog ushićenja. Shvaćaš da se puno priča vrti u krug. Počinješ biti nervozna jer sastanci samo gomilaju posao. Da, da, ukoliko niste do sada primijetili, kao rezultat sastanaka najčešće se kreiraju novi zadaci. Uostalom, to im je i svrha. Vaš je problem jedino što još imate hrpu zadataka od jučer, a danas ste već pola dana provela na sastancima….
Puno je toga napisano o upravljanju vremenom i vođenju sastanaka, ljudi su prošli toliko edukacija na tu temu, a opet, rijetko u praksi vidimo sljedeće:
Poziv na sastanak upućen na vrijeme
Poziv na sastanak koji ima jasnu temu i ograničeno vrijeme sastanka
Sastanak usmjeren baš na temu sastanka, a ne na nekolicinu novih tema predloženih na tom sastanku
Trajanje sastanka u predviđenom vremenskom okviru
Ima jedna pošalica na račun sastanaka koja kaže kako su sastanci alternativa obavljanju posla i u stvari odlična prilika za druženje. Ta pošalica ide naravno na račun onih koji su skloni obavljanju posla, no u stvari ima jako puno istine.
U proteklih godinu dana on-line poslovanja, mnogi su uvidjeli kako su uspjeli puno toga riješiti samo zato jer su umjesto sastankom poslovne situacije rješavali pozivom ili komunikacijom elektronskom poštom. No, mnogi su i dalje trpjeli stres od sastanaka pojačan još više nervozom on-line okruženja, radom od kuće i sveopćim zamorom situacije.
Moje je mišljenje kako on-line sastanci kao takvi nisu problem. Ono što je problem je sada još više izražen način pripreme i provedbe tih sastanaka koji je ostao nepromijenjen. Sada nas sve dodatno živcira, radni dan nema kraja, napeti smo da li ćemo imati sastanak baš u vrijeme kada dijete dolazi iz škole, ili će beba početi plakati, ili će nam mama upasti sa prodikom da je ručak poslužen….
Raspravljajući ovih dana o mukama po sastancima, izdvojila bih par savjeta koje primjenjujem u mom radu, bilo da vodim sastanke bilo da u njima sudjelujem. Naravno, nisam uvijek u prilici utjecati na razvoj događaja, ali sam u svakom slučaju znatno učinkovitija i zadovoljnija.
Odvojite operativne od razvojnih sastanaka
Vrlo često se događa da tjedni timski sastanci traju unedogled i pravo su mučenje. Tomu je vrlo često razlog što spajamo operativne i razvojne teme. Dok svi izvijeste što su odradili i što nisu, ili što još trebaju, već smo se umorili. Onda, krene rasprava o nekim novim projektima ili aktivnostima i umjesto da smo posao završili u pola sata ili sat vremena, taj susret traje tri sata i najčešće opet završava time da se na tu specifičnu temu trebamo ponovno posebno sastati. Stoga, zašto to ne bismo to učinili odmah. Operativni sastanci ne bi trebali trajati duže od sat vremena. Sve što se odnosi na razvoj, traži vrijeme za više priče, razmjenu ideja i slično potrebno je odvojiti u posebne susrete u kojima će biti samo oni članovi tima kojih se to i izravno tiče. Uz potreban fokus, za očekivati je kako će sudionici sastanka tada biti više usmjereni na temu. Za očekivati je i da će na sastanak doći pripremljeni jer su unaprijed razmišljali o temi. Možete im između ostalog i dati zadatak da se pripreme, istraže pojedina područja vezano uz temu itd.
Držite se plana rada i vremena trajanja sastanka
Svaki naš uspjeh velikim dijelom treba zahvaliti gospođi disciplini i gospodinu imena upornost. To isto vrijedi i za uspješne sastanke. Plan rada pripremamo unaprijed. Sukladno tome i određujemo vremensko trajanje sastanka. Komuniciramo ove dvije informacije sa kolegama prije sastanka i tražimo od njih povratnu informaciju ukoliko žele nešto nadodati. U ovom komuniciranju imamo priliku odmah zamoliti da pripreme određene informacije za sastanak.
Za početak se posvetite postignućima - krenite od dobrog
Podijelite dobre vijesti! Pohvalite i čestitajte kolegama! Stvorite pozitivno i poticajno ozračje koje će vaš tim motivirati da nastavi u tom smjeru. Podijelite značajne trenutke koji su doprinijeli uspjehu. Zahvalite svima koji su imali pomoćnu ulogu u provedbi određenog zadatka ili projekta.
Uložite energiju u kreiranje novog pristupa
Neuspjeh, loše vijesti, propusti u poslovanju, šumovi u komunikaciji i sve što nam se događa svakodnevno utječu i na našu komunikaciju na sastancima. Utječu i na stav naših kolega da li se od njih traži puno dok se od nekih traži manje. Najčešće nezadovoljstvo je da mi radimo puno, a oni malo. Jedni imaju veze, beneficije i sve što ide u tom paketu, a drugi su mali mravi koji vrijedno rade, ali ih nitko ne primjećuje.
Da li treba jasno istaknuti da smo propustili neku priliku, da smo nešto odradili lošije nego što možemo, da su se dogodile situacije koje nismo planirali? Da, uistinu je važno navesti kako se dogodilo to nešto loše za nas, naš tim i poslovanje. Jesmo li preživjeli? Jesmo? Imamo li snage za dalje? Naravno da imamo! Gdje je ta naša snaga? Ta naša snaga je u spremnosti sagledati situaciju iz drugog ugla. Snaga je u razgovoru što možemo drugi put napraviti drugačije. Snaga je u tome da odmah napravimo prvi mali korak koji vodi ka tome da se posvetimo budućem pristupu umjesto da trošimo sate na rasprave kako smo (opet) ostvarili loš rezultat, kako smo (opet) donijeli pogrešnu odluku itd. Znate, zanimljivo je da kada odradimo posao dobro, vrlo često odmah pričamo o idejama što možemo još bolje idući puta. No, kada se dogodi nešto loše, onda smo spremni na samoranjavanje do iznemoglosti.
Dani za sastanke i dani za stvaranje
Jedan od najboljih savjeta koje sam dobila u poslovnom svijetu, a koji naravno kao i sve nije uvijek primjenjiv, osim kada ustrajete i sami radite na redovitoj primjeni pristupa je određivanje dana ili dijelova dana za sastanke i za stvaranje. Naime, sastanci uzimaju vrijeme i u pripremi i u provedbi. No, vođenje sastanaka ili često sudjelovanje u sastancima utječe na našu razinu energije, i još važnije, utječe na našu usmjerenost na obavljanje posla. Osim što na ovaj način potičete i druge da se posvete planiranju, utječete i na to da niste uvijek svima dostupni odmah. Kad god sam u prilici, određujem dane u tjednu kada se održavaju sastanci. Na taj način nemam nervozu što me sve čeka jer sam zaglavila na sastanku. Uz to, jasno je da zbog drugog sastanka imam ograničeno vrijeme na raspolaganju. To za posljedicu ima posebno vrijeme kada se mogu zatvoriti i pisati što je npr. jako važno ukoliko se bavite razvojem i pisanjem novih projekata ili osmišljavanjem edukacija. Naravno, ovakav pristup kao između ostaloga i sve prije navedeno ovisi o našem radnom okruženju i prirodi posla. Svatko uzima i prilagođava ideje prema svojim potrebama i mogućnostima. Također, na svakome od nas je da doprinese kreiranju svog radnog okruženja.
Odvojite posebno vrijeme za druženje sa kolegama
Stvaranje uspješnog tima ujedno je proces kreiranja dragih sjećanja. To nisu ona u kojem vodite ljude jednom godišnje na timski vikend i tjerate ih da igraju razne igrice. To su momenti u kojima se svi osjećaju ugodno. Iz mog iskustva, hrana je ta koja donosi ugodu i oko koje se svi vole okupljati. Omogućite sebi i svom timu da odahne i uživa u dobrom druženju. Ponekad je to moguće jednom tjedno, ponekad će biti možda dva puta mjesečno. Važno je da bude, kad god, najbolje barem jednom mjesečno. Svejedno je da li ćete se družiti u uredu, restoranu ili na nekoj drugoj vama odgovarajućoj lokaciji. Neka bude prema vašim mogućnostima i željama. To su trenuci u kojima se ljudi opuste i povežu. Pričaju zgode sa prijašnjih poslova. U tom druženju također je važno voditi računa o sadržaju druženja na način da se pazi kako se ne bi skrenulo na temu svakodnevnog posla.
Ima nešto magično u tim sastancima. Idu nam na živce, a opet volimo čuti što je novoga. Troše nam vrijeme i energiju, ali imamo neku bojazan ukoliko im ne prisustvujemo. Želimo da drugi manje pričaju, a opet volimo i mi dobiti riječ. Najljepše u priči o komunikaciji i radu s ljudima je stalno istraživanje novih pristupa. Traženja načina kako to što ne želimo, a bez čega nikako ne možemo učiniti jednim ugodnim događajem.
Pišite mi o svojim iskustvima, uspješnim pristupima i šaljite pitanja na info@andrejatonc.hr.