Ovo je još jedna priča vezana uz provedbu EU financiranih projekata i provedbu postupaka nabave usluga, radova i robe. Pišem o situacijama koje su vezane uz projekte koji su dobili bespovratna sredstva (grantove).
U svakoj prijavi prijedloga projekta, prijavitelji predstavljaju svoje prijašnje iskustvo u području provedbe projekta (npr. u sektoru obrazovanja, zaštite okoliša, socijalne skrbi, civilnog društva, zapošljavanja itd.). Prijašnje iskustvo je jedan od kriterija vrednovanja prema kojem se utvrđuje ima li prijavitelj potrebna znanja i iskustvo za rad u određenom sektoru, za rad s određenom ciljnom grupom itd.
Još jedan kriterij vrednovanja, a koji je vezan uz život prijavitelja projekta prije podnošenja prijave je iskustvo upravljanja projektima općenito te organizacijske i financijske sposobnosti same te pravne osobe. Ukratko, ovdje se procjenjuju podaci koji govore o vašem financijskom poslovanju, uzima se u obzir broj zaposlenika, broj i vrijednost projekata unazad nekoliko godina itd. Ovaj kriterij je važan kako bi se utvrdilo ima li prijavitelj potrebne kapacitete upravljanja projektom i sredstvima koje traži.
Ovo također uključuje da je prijavitelj pravna osoba koja već ima razrađene svoje unutarnje procedure i sustav upravljanja projektima uključujući kvalificirane zaposlenike i suradnike.
Zašto je ovo gore navedeno tako važno?
Odgovor je, zato jer su sredstva koja se dodjeljuju kao bespovratne potpore (grantovi) značajna (u pravilu govorimo u ovom kontekstu o potporama većim od 60.000,00 EUR-a, pa sve do iznosa od nekoliko stotina tisuća EUR-a) i stoga je važno EU kao donatoru (a važno je za te tzv. velike grantove i drugim donatorima) da onaj kojem dodjeljuju sredstva ima taj potreban organizacijski kapacitet kako bi organizirao posao i temeljio poslovanje na načelu transparentnosti.
Naš prijavitelj potvrdi u svojoj prijavi da ima taj traženi kapacitet, predstavi prijašnje iskustvo i popratne dokaze ukoliko su traženi, i onda, potpiše ugovor.
Obično se nakon potpisivanja ugovora organiziraju dodatne informativne sesije i radionice na kojima se još jednom prođu pravila i procedure. Također se predstavi i dokumentacija koju je potrebno koristiti u procesu npr. procedura nabave, izvještavanja itd.
Bude tu negodovanja jer uvijek ima onih koji nisu pročitali ugovor i koji su sada iznenađeni kako eto moraju provoditi neke procedure. Tada naravno to sve djeluje jako komplicirano. Ima i onih koji se ne zamaraju time što treba jer imaju konzultanta i on će im sve odraditi.
Ono što je obavezan znak protesta je traženje provedbenih paketa kako bi sada već korisnici potpore bili sigurni koje formulare treba koristiti.
Uistinu, ti provedbeni paketi su od uvelike koristi svima. U krajnjem slučaju su potaknule i same institucije zadužene za poslove financiranja i ugovaranja da i same sebi razjasne što traže i u kojoj formi. No, postojanje formulara (osim onih koji su sastavni dio ugovora kao npr. format izvještaja) ne znači da se baš taj formular treba koristiti i ponajviše da se formular ne može modificirati sukladno potrebama vašeg poslovanja odnosno provedbe projekta.
Tko su oni koji ovaj dio priče ne razumiju?
Odgovor je vrlo jednostavan, to su svi oni koji nisu do sada razvili niti ne namjeravaju razviti svoje unutarnje procedure i kapacitete potrebne za provedbu projekata.
Ovo može zvučati dosta grubo, no tako je ponekad potrebno komunicirati da bismo situaciju nazvali pravim imenom.
Oni koji nemaju razrađene procedure imaju problem površnosti u poslovanju i opravdanje: „Nama nije rečeno da to treba!“ ili „Gdje to piše?“
Ukoliko ste vi kao Voditelj projekta posao prevoditeljskih usluga ugovorili s tvrtkom vaše supruge, da li je to transparentno poslovanje? Da li je potrebno da pravila, obrasci itd. uistinu navode sve potencijalne razloge odnosno situacije koje nisu primjer transparentnog poslovanja?
Popunjavanje formulara, obaveznih i neobaveznih uopće nije upitno. No, ono što je upitno jest što je uistinu napisano u tim formularima.
Ukoliko ste odabrali pravi format zapisnika o provedenoj proceduri nabave usluge iz koje je vidljivo da odabrani ponuđač nije bio najpovoljniji i da je postojala ponuda koja je nudila istu razinu stručnosti, ali po znatno povoljnijoj cijeni, onda imate problem i nema veze što ste koristili pravi formular.
Ovo je samo jedna u nizu situacija na koje sam naišla u monitoring praksi. Bila je zanimljiva i utoliko što sam bila u monitoringu projekta u zemlji čiji jezik slabo poznajem, a dokumentacija je bila na lokalnom jeziku.
U toj situaciji su mi predstavnici projekta čak rekli: „Joj, baš je ovo sad problem, vi ne možete detaljno pročitati sve navedeno.“
Uistinu je bilo tako. Moj odgovor je glasio: „Da, slažem se, ne mogu sad sve detaljno pročitati, ali to u ovoj terenskoj posjeti niti nije predviđeno jer smo ograničeni vremenom. Moja uloga je ionako preventivno-edukativna i za korisnika potpore i za donatora. No, ono što vam ja sada mogu reći je da ovdje nešto nije u redu, a to mi govore brojke. Naime, vidljivo je da niste ugovorili posao sa najbolje ocjenjenom ponudom.“
Narednih sat vremena smo posvetili razgovoru o tome što i kako treba, što može i što ne može. Mnogima će se ovaj primjer činiti vrlo banalan, takve su najčešće svi primjeri sa skupim pogreškama.
Ponekad se uistinu radi o namještanju, namjernim radnjama koje nisu u skladu s pravilima, no vrlo često se radi o naprosto nedostatku znanja i ulaganja u organizacijske kapacitete onih koji žele koristiti EU sredstva ili sredstva bilo kojeg drugog donatora.
Ova situacija ponekad ide do razine tvrdoglavosti dok ne shvatimo kako je najskuplje plaćati štetu, a najjeftinije ulagati u znanje i unaprjeđenje poslovanja.
Za sva pitanja, savjetovanja i edukacije obratite mi se na info@andrejatonc.hr. Više informacija o mom radu, iskustvu i priče na temu upravljanja projektima možete pronaći na www.andrejatonc.hr.