Moj sin ima 14 godina i svaki put kada traži pokriće nekog troška on prvo predstavi priču. Dobijem detaljnu prezentaciju zašto mu treba nova igrica, nove tenisice za košarku, gejmerska stolica…. U tom predstavljanju saznam sve: 1) zašto je to njemu važnu, 2) što će on s time raditi, 3) kako će biti bolji zato što će to nešto kupiti, 4) gdje je sve provjerio cijene, 5) koja ponuda je dobra i zašto ili koja ponuda je loša i zašto, i na kraju 6) iznese prijedlog što bi on najradije od svega ponuđenog želio kupiti i koliko to košta. Osim u slučaju super ponude igrica na rasprodaji koje se trebaju kupiti odmah, sve ostalo što mu treba nikada nije s danas na sutra. U zadnje vrijeme primjenjuje i strategiju da krene sa puno višom cijenom, pa odsluša moje zgražanje i predavanje kako je to preskupo. Na kraju završimo s dogovorom koji je za mene i dalje skup, ali u odnosu na njegovo traženje jako povoljan.
Gotovo identične razgovore vodim i tijekom monitoringa EU financiranih projekata. Barem u kontekstu pitanja koja postavljam.
Kad govorimo o pojedinim aktivnostima ili troškovima uvijek pitam korisnika potpore kako se odlučio za taj pristup u radu i određeni trošak. To je na određeni način i pitanje kojim dobivam informaciju o tome koliko je osoba s kojom razgovaram, a koja je najčešće u ulozi Voditelja projekta upoznata s pripremom projekta i što se projektom želi postići. Točnije, koliko razumije projekt, a kako bih ga i ja mogla razumjeti i prema tome raditi procjenu o uspješnosti provedbe istog.
EU projekti su kao i svaki drugi poslovni ili osobni projekti. Uvijek krećemo od pitanja ZAŠTO se nešto radi ili kupuje.
Odgovori koje dobivamo na ovo pitanje su nam pokazatelji je li vrijeme za uzbunu ili znamo zašto se nešto radi, tj. kupuje. Na ovaj način tijekom monitoringa projekta utvrđujemo što dalje trebamo provjeravati i o čemu trebamo dalje razgovarati. Ovo vrijedi za projekte u svim sektorima, bilo da su mali ili veliki, bilo da ih provodi institucija, tvrtka ili udruga.
U praksi, odgovori koji su prvi znaci uzbune glase:
Tako smo to radili i ranije.
Tako su radili naših kolege na njihovom projektu.
Tako nam je rekao konzultant.
Tako nam je pripremio konzultant.
Ne znam, nisam pripremao projekt, ja sam angažiran nakon što su se ugovorila sredstva.
Pa znate, mi već imamo to odobreno u budžetu, zašto vi nas sada to pitate. To se sada uopće ne bi trebalo dovoditi u pitanje.
Odgovori onih koji imaju uzde u svojim rukama glase:
U dosadašnjem radu smo ustanovili da nam nedostaje …. i zato smo se odlučili to kupiti…
Prilikom provedbe prijašnjeg projekta ustvrdili smo kako bi nam za daljnji rad bili lakše kada bismo …..
Primijetili smo da drugi to isto koriste u svom radu, pa samo odlučili i mi to kupiti, provesti kako bismo bili učinkovitiji.
U ovim primjerima već možete zamijetiti i koliko prvi odgovori žele završiti komunikaciju na temu ZAŠTO čim prije davanjem kratkih informacija dok odgovori iz druge skupine pričaju priču. Samo još jedan prilog tome koliko su vještine komunikacije važne u području upravljanja projektima.
Ova kratka priča napisana je kao prilog raspravi na trenutnu aferu u vezi korupcije i upravljanja EU fondovima u Hrvatskoj. Ukoliko sumiramo sve navedenu tekstu, pa pročitamo nekolicinu medijskih članaka o slučaju kupnje software-a za potrebe unaprjeđenja sustava strateškog planiranja u Hrvatskoj i sada želimo prijeći na zadatak kako bismo sumirali naučeno, ovo su pitanja koja bih vam postavila:
Što mislite, koliko je bilo potrebno da se samo u ovoj uvodnoj fazi utvrdi kako priča ne drži vodu? Jesmo li do danas saznali išta o tom sustavu, zašto je važan i kako bi nam pomogao?
Jesmo li možda saznali o primjerima iz drugih zemalja koje primjenjuju takve sustave i kako im je pomogao?
Jesmo li čuli možda kako će ovo biti baš jedan novi, jedinstveni sustav kojeg ćemo moći dalje prodavati kao naš proizvod, pa je stoga bio toliko značajno skuplji od prosječne cijene istog proizvoda na tržištu?
U sljedećoj priči pišem o narednom pitanju kojeg postavljamo u monitoringu EU projekata, a to je „Kako ste definirali iznos ovog troška?“
Za sva pitanja, savjetovanja i edukacije obratite mi se na info@andrejatonc.hr. Više informacija o mom radu, iskustvu i priče na temu upravljanja projektima možete pronaći na www.andrejatonc.hr.