• Andreja Tonč

Otvoreno o troškovima - Priča br. 2: otvaranje i poslovanje ureda

Treba li ured jednoj konzultantici? Koliki joj ured treba? Na kojoj lokaciji? Hoće li to samo biti prostor za njen rad ili će u tom prostoru moći održavati sastanke, a možda i edukacije? Možda da otvori trening centar?


Dilemama, a pogotovo željama nikad kraja. S jedne strane volim što bih sve to i što me puno toga pokreće i koristim uistinu tu energiju. Međutim, u tom kreativnom procesu treba znati i stati na loptu i vratiti se na pitanje iz osnovnih postavki, a to je: „Čekaj, stani malo! Što ti ono želiš?“.


Ured sam otvorila kada je moje dijete navršilo 6 mjeseci. Do tada mi je moja soba u roditeljskom domu bila dovoljan prostor za rad jer je većina angažmana zahtijevala da radim u uredu klijenta ili sam vodila edukacije. Tako da sam sigurno više od 50% radnog vremena bila izvan tog mog malog ureda.


Međutim, nakon što je došlo vrijeme da beba manje spava i više je aktivna, moj radni ritam je izgledao tako da bih ustajala u 4h ujutro i radila do 8h. U tom vremenu sam odrađivala najzahtjevniji dio posla dok bi kroz dan onda većinom bila posvećena komunikaciji i rješavanjem hitnih situacija.


I tako sam s vremenom donijela odluku kako moram pronaći ured u kojem ću moći raditi barem pola radnog vremena tijekom dana. Imala sam sreće i ubrzo sam u blizini mog mjesta stanovanja pronašla ured smješten u poslovnoj zgradi. Ured je imao 12m². U najam ureda bilo je uključeno čišćenje, struja, grijanje, toalet i zaštitarska služba zgrade. Posebno sam morala uložiti u telefonsku i internetsku liniju.


Početna cijena najma tog ureda u centru grada bila je 200 EUR-a 2007. godine. Godinu dana kasnije cijena je već postigla 300 EUR-a.


Naravno, ja sam ured htjela u posebnoj boji. Izradila sam namještaj po mjeri i tako stvorila prostor za rad dvije osobe i mogućnost održavanja manjih sastanaka i edukacija do ukupno 5 osoba. Dio opreme (pisač-kopirka-fax) sam već imala (cijena bi takvog malog multi uređaja bila cca 500 EUR-a). Kad sam već otvorila ured, onda sam baš htjela imati i posjetnice, a to je uključivalo izradu loga.

Kad sam već napravila vizualni identitet, onda je uz posjetnice zgodno napraviti i memorandum i koverte, svakako sam morala napraviti i web stranicu…. Ups, vizualni identitet je već bio na cca 1,000 EUR-a.


Uglavnom, na otvaranje ureda čija je prvotna cijena najma bila 200 EUR-a mjesečno, ja sam, samo da bi se lijepo skučila potrošila 3,000 EUR-a.


Važna informacija, nisam ja shvatila da imam taj trošak nakon što sam uselila u moj lijepi ured. Ja sam štreberski napravila proračun i izračunala da mi treba taj iznos kako bi to bilo onako kako treba biti. I znate što sam još napravila? Posudila sam taj novac od prijatelja kojeg sam u toj svojoj euforiji također uvjerila da je meni taj novac uistinu neophodan, a njegov stav je bio da ću ja ionako jednog dana postati tvornica novca i da je to sigurno dobra investicija.


Uslijedili su srećom mjeseci uspješnog poslovanja i ja sam uz poneko maštanje ostala u okviru tog mog malog ureda. To se pokazalo mudrim jer je ubrzo došla gospodarska kriza za koju je tadašnji premijer Hrvatske tvrdio kako ta kriza nas neće dotaknuti. U toj krizi koja je postala vidljiva krajem 2008. prvo što se dogodilo je bilo da su srezani troškovi za edukacije od strane mojih potencijalnih klijenata, većina klijenata počela je kasniti sa plaćanjem, a naravno oni čije sam usluge koristila povećali su cijene.


U samo godinu dana, trošak poslovanja se povećao na sljedeći način:

· Najam ureda sa 200 na 300 EUR.

· Trošak usluge knjigovodstva sa 100 na 300 EUR.

· Trošak interneta, telefona i mobitela sa 70 na 150 EUR.

· Dvije plaće sam zadržala na minimalcu. Ukupni trošak 800 EUR.

· Bila sam već zadužena 3,000 EUR-a…


Uz ove troškove pribrojite sitne troškove poslovanja za svakodnevni rad (papir, toner i sl.) koji su na mjesečnoj razini cca 40 EUR-a.


Ovdje nije uračunat trošak opreme o kojoj sam pisala u priči br. 1. Također, ukoliko kao gospođa konzultantica želite organizirati edukacije, vodite računa da morate osigurati sredstva za najam prostora edukacije, osvježenja za sudionike, radne materijale itd. Ta sredstva ćete svakako zaraditi ukoliko prodate edukaciju. No, ukoliko ju ne prodate, ovaj trošak vam i dalje ostaje jer su to usluge za koje se u pravilu traži avansno plaćanje u ukupnom iznosu. Krajem 2012. godine sam iskusila i to da nisam uspjela prodati edukaciju koja se do tada prilično dobro prodavala. Tržište se u jednom trenutku zasitilo i trebalo je osmisliti novu ponudu. No, trošak je ipak nastao (cca 600 EUR-a).


Zašto vam ja ovo pišem? Zato da bih vam pokazala kako se i u malenom, skučenom poslovanju jedne naočigled skromne konzultantice kakvom sam ja sebe zamišljala stvori odjednom količina troškova koja se množi poput gremlina u dodiru sa vodom.

Da li je moj ured trebao posebnu boju? Jesam li imala već radni stol? Koliko mi je uistinu bio potreban vizualni identitet? Da li sam mogla uložiti više truda u odabir knjigovodstvenog servisa?


No, sve su to situacije gdje vi imate više uloga koje je uistinu izazov pratiti. Traže prvenstveno posvećenost za koju ponekad nemamo vremena, interesa i znanja. Propusti se lako dogode kada si usred završavanja velikog posla, pripreme ponude za nove poslove, održavanje serije radionica…. i naravno, želite imati sve pod kontrolom. Čak štoviše, uvjereni ste da sve imate!


Nego, imam još nešto za kraj. Pravu poslasticu!


Moja beba raste. Pravi dugonja kojem mamina Fiat Panda postaje sve više skučena. Onda mama ode na seriju monitoringa i redom joj se ljudi iz ruralnih sredina Hrvatske čude i pokazuju iskreno razočaranje što ona sa tako malim autićem dolazi k njima u monitoring EU financiranih projekata.


Tako da sam onda još 2008. godine, baš u ljeto kad je kod nas još sve u znaku pozitive i turističke sezone, kupila novi, veliki auto. "Megavolumen", tako sam ga zvala. Mjesečna rata je bila pristojnih 400 EUR-a mjesečno. Ta promjena je značajno utjecala na uspjeh mog rada na terenu, a moja obitelj koja se godišnje vozi zajedno možda ukupno pet puta je također odahnula.


Što se promijenilo od prvog otvaranja ureda do danas? Troškovi su više-manje isti. Osim troškova za plaće koje smo podigli na razinu prosjeka. No, porasli su apetiti u pogledu ulaganja u edukacije i bolju opremu. Imala sam jedan zalet u novi vizualni identitet, ali to je tema za sljedeću priču, onu br. 3.


#gospođakonzultantica #troškoviposlovanja #živjetiodvažno #stvarati #ured #kancelarija

91 views0 comments